IMPLEMENTASI E-DOCUMENT DALAM PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN KELUAR (Studi Kebijakan UU No. 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik di Bagian Umum Balai Kota Malang, Jawa Timur)

Sari

Latar belakang penelitian ini menyangkut pengelolaan surat keluar dan masuk dalama persaingan teknologi modern, di setiap organisasi atau kepemerintahan kota Malang surat sangat dibutuhkan. Selain sebagai tempat bertukar informasi, surat sebagai sarana alat bukti tertulis untuk digunakan sebagaimana perlunya. Kegiatan surat menyurat dalam pemerintahan bisa disebut dengan kearsipan, perlunya pengendalian sistem surat menyurat di pemerintah seiring berkembangnya zaman kini pencatatan surat menjadi semakin mudah, jika dulu masih menggunakan proses pencatatan manual kini pencatatan menggunakan komputer, mesin scan dan masih banyak lagi. Apalagi jumlah surat masuk dalam tata usaha balai kota Malang bisa dikatakan cukup banyak, berdasarkan data dokumentasi oleh peneliti menemukan jumlah surat masuk pada tahun 2015 surat masuk sejumlah 375 di tahun 2016 1.711 surat masuk sedangkan di tahun 2017 4.306 surat masuk dan di tahun 2019 untuk sementara ini 195 surat masuk. Mengetahui hal ini pemerintah diharapkan mampu memberikan kebijakan terhadap pengadaan surat elektronik atau surat digital agar lebih baik dalam pengelolaan surat masuk maupun keluar. Tujuan penelitian ini dilakukan untuk mendapatkan hasil dengan pengelolaan surat masuk keluar dengan menggunakan e-dokumen. Apalagi perkembangan teknologi jaman sekarang sudah tidak diragukan lagi, banyak berbagai macam teknologi canggih yang bisa digunakan manusia agar pekerjaan menjadi lebih mudah. Surat masuk dalam sistem kepemerintahan yang ada di balai kota Malang cukup signifikan.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pentingnya pengelolaan surat dengan berbasis tekonologi yang modern, ditambah dengan banyaknya surat masuk yang datang dituntut pengelolaannya harus semaksimal mungkin. Agar pemerintah dapat menerapkan pondasi pelayanan kepada masyarakat lebih baik. Sistem surat digital yang sudah di akui dan sudah diimplementasikan kepada pemerintahan membuat sistem pencatatan surat menjadi lebih mudah dan ringan. Faktor pendukung penelitian ini meliputi kualitas suradi dalam pencatatan surat masuk dan keluar, fasilitas pendukung kerja seperti komputer, mesin scan, mesin print, dan yang lainnya. Kemudian faktor penghambat dalam pengelolaan surat masuk dan keluar bisa dikarenakan cuaca, jaringan internet, surat terselip atau yang lainnya, dan perlunya evaluasi dalam pengendalian surat.

 

Kata kunci : surat masuk, surat keluar, e-dokumen,